Gratis Excel-skabelon til planlægning af træningsskemaer

Som ejer af et mindre fitnesscenter, personlig træner eller leder af et idrætsforbund kender du helt sikkert følelsen af at tiden forsvinder i administrative opgaver. Du skal booke hold, koordinere instruktører, holde styr på tilmeldinger og samtidig sikre, at ingen lokaler står tomme. Mange skriver stadig alt ind i papirblokke eller laver hurtige løsninger i et regneark uden struktur. Det giver fejl, dobbeltbookinger og stress, når planerne ændrer sig i sidste øjeblik.

Få overblik på ét ark

Med denne gratis Excel-skabelon samler du alle ugens træningsaktiviteter på ét velorganiseret ark. Du markerer hurtigt tidspunkt, instruktør og deltagerantal via simple rullemenuer, og de indbyggede farvekoder viser med det samme, om holdet er fyldt op. Ingen koder, ingen formler du skal forstå – det hele er sat op i forvejen.

• Se ledige tider på få sekunder.
• Reager hurtigt, når en kunde melder afbud.
• Undgå at overbelaste enkelte instruktører.

Resultatet er mindre administration og mere tid til at udvikle din forretning. Når du ikke skal bruge hele formiddagen på at tilrette et uoverskueligt skema, kan du i stedet fokusere på forbedrede træningsprogrammer, kundeservice og markedsføring. Kort sagt: Du sparer tid og forbedrer kvaliteten af den service, dine medlemmer oplever.

Skabelonen er bygget til at give dig hele pakken fra dag ét. Du får både et ugeark og et månedsark, som allerede er koblet sammen, så du kan skifte visning med et enkelt klik. Hver dag er opdelt i tidsblokke på 30 minutter, og en praktisk dropdown-liste lader dig vælge træningstype som fx styrke, yoga eller spinning.

Klar struktur uden besvær

• Tidspunkter: 06:00–22:00 som standard, men kan nemt justeres.
• Instruktører: Indtast navnet én gang, og det dukker op i alle rullelister.
• Deltagere: En simpel tælling viser, om der er plads på holdet.
• Kapacitet: Farvekoder skifter til rødt, hvis du når maksimum.

Derudover har vi lagt et lille KPI-panel i toppen, som automatisk summerer træningstimer pr. instruktør og totale hold i ugen. Det betyder, at du hver mandag kan se, hvem der har flest bookinger, og hvor der er plads til at øge salget af personlig træning.

Layoutet er gjort bevidst enkelt og printvenligt. Du kan derfor klikke ’Udskriv’ og hænge ugeplanen op i receptionen, uden at skulle justere margener eller skaleringsindstillinger. Samtidig er farvekoderne lette at aflæse for både personale og kunder.

Forestil dig en mindre fitnessklub i Aarhus med fem instruktører og 150 medlemmer. Indtil nu har klubben brugt en fælles Outlook-kalender, som ofte bliver rodet, fordi medlemmerne ringer, mailer og møder op i receptionen for at ændre tider. Med denne skabelon importerer klublederen alle eksisterende hold på under en time. Den næste uge begynder instruktørerne at udfylde deres tider direkte i arket, og receptionisten kan straks informere medlemmerne om ledige slots.

Tre konkrete trin

1. Kopier dine faste hold ind i ugearket.
2. Del filen over Teams eller Google Drive, så instruktører kan opdatere den live.
3. Print en kundevenlig version fredag eftermiddag og hæng den op.

Det hele lyder banalt, men effekten er stor: Receptionisten sparer i gennemsnit 45 minutter om dagen, fordi hun ikke længere behøver at ringe frem og tilbage for at finde ledige tider. Instruktørerne undgår overlap, og medlemmerne oplever færre aflysninger. Samtidig kan klubben måle, hvilke hold der har højst belægning, og oprette ekstra hold på de tidspunkter, hvor efterspørgslen er størst.

Med andre ord: Skabelonen giver dig data til bedre beslutninger. Du kan planlægge personale, markedsføre populære hold og stoppe spildtid på manuelle rettelser. Resultatet er højere kundetilfredshed og øget omsætning – alt sammen med et gratis værktøj, du allerede har på din computer.

Mange fitness-apps lokker med smarte dashboards, men de koster ofte dyrt i abonnement og kræver lange læringskurver. Excel er derimod allerede installeret på de fleste kontorer og tilbyder en fleksibilitet, som specialsoftware sjældent matcher.

Praktiske fordele

• Nul ekstra omkostninger: Brug den licens, du allerede har.
• Offline-funktion: Planlæg selv når internetforbindelsen driller.
• Nem deling: Send filen via mail eller del den i skyen.
• Hurtig tilpasning: Tilføj nye kolonner eller farver uden at skulle ringe til en supportlinje.
• Integration: Kopiér data til PowerPoint, rapporter eller økonomisystemer med få klik.

For små og mellemstore virksomheder betyder det mindre afhængighed af dyre systemer og mere kontrol over egne data. Når du kan se præcis, hvem der deltager i hvilke hold, kan du også identificere, hvilke medlemskaber der giver størst værdi, og hvor der kan krydssælges.

Excel gør det let at filtrere efter dato, instruktør eller træningstype. Det giver dig lynhurtige svar på spørgsmål som: ”Hvor mange timer underviser Line i november?” eller ”Hvilke formiddagshold er 80 % fyldte?”. Den indsigt giver dig mulighed for at optimere bemanding, åbningstider og kampagner uden at investere i komplekse BI-løsninger.