Gratis Excel-skabelon til planlægning af projekter med gantt kort

Uanset om du driver et marketing-bureau, en tegnestue eller en håndværksvirksomhed, kræver projekter styr på
tidslinjer, ressourcer og milepæle. Mange små og mellemstore virksomheder i Danmark klistrer stadig post-its på væggen eller sender uendelige e-mails for at holde styr på opgaver. Det bliver hurtigt uoverskueligt, og enten glemmer man en vigtig deadline, eller også misser teamet en afhængighed. Her kommer et simpelt Gantt-kort i Excel til sin ret.

Excel er stadig det mest udbredte værktøj på danskernes kontorer, og du behøver ikke investere i dyre projektsystemer for at få struktur. Vores skabelon samler alt i ét ark, så du hverken skal opsætte formler eller formatere celler. Fra den 8. november 2025 kan du hente den fuldstændigt gratis og komme i gang i løbet af fem minutter.

Typiske problemer skabelonen løser

• Manglende overblik: Når flere projekter kører sideløbende, er det svært at se, hvem der laver hvad hvornår. Gantt-kortet viser det visuelt.
• Tidsspild på statusmøder: Med en opdateret tidsplan behøver du ikke gennemgå detaljer manuelt; alle kan se status før mødet.
• Forsinkede leverancer: Røde farvemarkeringer gør det tydeligt, hvilke opgaver der hænger, så du kan handle hurtigere.
• Fragmenteret kommunikation: Teamet og eksterne partnere kan modtage den samme fil og være på samme side.

Kort sagt sparer skabelonen dig tid, reducerer risikoen for fejl og forbedrer samarbejdet. Den er skabt til hverdagen i danske virksomheder, der har brug for hurtige og pålidelige resultater uden teknisk bøvl.

Skabelonen er bygget til at fungere ud af boksen. Det betyder, at du blot indtaster dine opgaver, estimeret varighed og ansvarlige – resten klarer arket. Nedenfor finder du en oversigt over de vigtigste elementer, som hjælper dig med at holde projektet på skinner.

Hovedark med Gantt-kort

• Tidslinje fra start til slut: Datoerne genereres automatisk, så du kun behøver angive projektets startdato.
• Farvekoder: Grøn viser opgaver i gang, blå er afsluttede, og rød indikerer forsinkede opgaver, så du kan reagere med det samme.
• Dynamisk skalering: Uanset om projektet løber 14 dage eller 14 måneder, tilpasser søjlen sig og holder visningen overskuelig.

Oversigtsark til ressourcer

• Se hvor mange opgaver hver kollega har, undgå overbelægning, og justér før det giver flaskehals.
• Filtrer hurtigt efter medarbejder eller afdeling for at finde frem til ledig kapacitet.

Milestone-sektion

• Marker centrale milepæle som kundegodkendelse eller leverance, så alle ved, hvornår de skal levere.
• Milepælene trækkes ind i Gantt-kortet, hvilket skaber et klart visuelt fokuspunkt.

Hvis du er vant til at bruge Excel til budgetter eller salgsrapporter, vil du straks føle dig hjemme. Alle formler og betingede formateringer er allerede lagt ind, så du kan koncentrere dig om selve projektet. Skabelonen kræver ingen særlige tilføjelser, og du kan uden videre udvide felterne, hvis projektet vokser. For de fleste brugere sparer det mindst to timers opsætning pr. projekt.

At implementere et Gantt-kort handler ikke kun om at flytte opgaver rundt i et regneark. Det handler om at skabe en fælles forståelse af tidsplanen og dermed øge forretningsværdien. Her får du et konkret forløb, som mange af vores brugere har haft succes med.

1. Definér projektets rammer

• Start med at skrive projektets navn og ønsket slutdato. Skabelonen beregner automatisk den samlede tidslinje.
• Brug Oversigtsarket til at notere teammedlemmer og deres tilgængelige timer pr. uge.

2. Opret opgaver og milepæle

• Indtast de vigtigste leverancer i den rækkefølge, de skal gennemføres.
• Angiv en realistisk varighed; skabelonen viser straks, om du overskrider deadline.
• Sæt milepæle – f.eks. "Prototype klar" eller "Kundepræsentation" – så alle ved, hvad der er kritisk.

3. Del og justér løbende

• Send filen til projektets interessenter før kickoff-mødet. Dermed kan de kommentere, inden I mødes.
• På hver statusopdatering markerer du afsluttede opgaver som færdige. Gantt-kortet skifter farve, og du spotter forsinkelser på sekunder.
• Hvis der opstår ændringer i omfang, retter du blot varigheden – alt andet justeres automatisk.

Virksomheder, der har fulgt denne metode, rapporterer hurtigere beslutningsprocesser og færre misforståelser. En dansk IT-konsulentvirksomhed har eksempelvis reduceret interne statusmøder fra 60 til 30 minutter, fordi alle ser nøjagtigt det samme billede i skabelonen. Resultatet er mere tid til fakturerbart arbejde og gladere kunder.

Der findes adskillige projektstyringsværktøjer, men Excel har tre klare fordele for små og mellemstore danske virksomheder.

Kendt platform

• Næsten alle medarbejdere har Excel installeret og kender de basale funktioner. Det fjerner læringskurven og fremmer hurtig adoption.

Fleksibilitet

• Du kan hurtigt tilføje ekstra kolonner, beregninger eller diagrammer, hvis projektet kræver det. Ingen begrænsning i antallet af opgaver.

Omkostningseffektivitet

• Ingen licensudgifter til endnu et system. Du bruger blot det værktøj, du allerede betaler for via Microsoft 365.

Med denne skabelon udnyttes Excels styrker maksimalt – fra betinget formatering til dynamiske tidslinjer – uden at du behøver at rode med formler. Det betyder hurtigere igangsættelse og færre udgifter til konsulenter.