Gratis Excel-skabelon til styring af det daglige lager med advarsler

Mange små og mellemstore virksomheder mister penge, fordi de enten bestiller for sent eller har for mange varer på hylden. Det betyder udsolgte varer, skuffede kunder og bundet kapital. En simpel Excel-skabelon med indbyggede lageradvarsler giver dig kontrollen tilbage uden dyre IT-systemer.

Forestil dig en travl webshop der sælger kaffeudstyr. Når filtre eller kaffebønner rammer minimumslageret, blinker en rød markering i arket. Medarbejderen ser advarslen på daglig basis og kan lægge en genbestilling, før kunderne ser «udsolgt». Det samme gælder en lokal håndværker, der bruger skruer, beslag og maling: Med et hurtigt blik i Excel ser han nøjagtigt, hvad der mangler, i stedet for at opdage det midt i en opgave.

Typiske problemer skabelonen løser

• Udsolgte varer der koster omsætning.
• Overfyldte lagre med forældede varer.
• Tidskrævende manuelle optællinger.
• Manglende overblik over, hvad der skal bestilles hvornår.

Har du prøvet at holde styr på lageret i hovedet eller via krøllede notesblokke, ved du, hvor hurtigt fejl sniger sig ind. Skabelonen giver et fælles sandt billede af lagersituationen, som alle på kontoret kan åbne—uanset om de sidder i butikken, på værkstedet eller hjemme.

Derfor er den relevant for både detailbutikker, webshops, mindre producenter og servicevirksomheder, der ønsker et hurtigt og pålideligt værktøj uden lange implementeringer. Løsningen passer også, hvis du allerede har et ERP-system, men har brug for en enkel, daglig opfølgningsliste, som ikke kræver login eller licenser til alle medarbejdere.

Skabelonen er opdelt i tre logiske faner, der tilsammen dækker hele rutinen fra modtagelse til genbestilling. Oversigten viser alle varer med varekode, beskrivelse, lagerstatus og minimumsgrænse. Farvekoder gør det tydeligt: grønt for trygt niveau, gult for lavt og rødt for kritisk. Med et tryk på en filtreringsknap ser du kun de varer, der kræver opmærksomhed. Det sparer dig for at scrolle gennem lange lister.

I fanen Indkøb skabes automatisk en indkøbsliste med de varer, der mangler. Kolonnerne leverandør, seneste købspris og anbefalet bestillingsmængde hentes direkte fra oversigten, så du ikke skal kopiere data frem og tilbage. Fanen Bevægelse giver et hurtigt sted at registrere ind- og udgående varer. Skriv antal og dato, og lageret opdaterer sig selv. En enkel formel beregner gennemsnitligt forbrug, så du kan se, hvor længe lageret rækker ved nuværende salgstempo.

• Tydelige farver gør det let at prioritere.
• Automatisk dato-stempel holder styr på hvornår lageret blev opdateret sidst.
• Leverandøroversigt kobler varer til kontaktoplysninger, så du kan bestille direkte.
• Print-venligt layout til fysisk lageroptælling.
• Pladsholder til noter hvor medarbejdere kan skrive beskeder om beskadigede varer.

Hele arket er beskyttet mod utilsigtede sletninger, men cellerne du skal bruge, er åbne. Det betyder færre fejl og mindre tid brugt på fejlfinding. Selvom baggrunden er Excel, føles det som et lille lagerstyringssystem, fordi du får alt vist i letforståelige dashboards og ikke skal lede efter formler eller makroer.

Implementeringen tager under 30 minutter. Start med at indtaste dine eksisterende varer i Oversigten. Du kan kopiere direkte fra et eksisterende CSV-udtræk eller dit kassesystem. Angiv samtidig minimumsgrænsen – ofte er det én uges gennemsnitligt salg.

Daglig rutine

• Morgen: Åbn Oversigten. Se om noget er gult eller rødt.
• Formiddag: Registrer gårsdagens salg i fanen Bevægelse, hvis du ikke har en automatiseret kasse.
• Eftermiddag: Tjek fanen Indkøb, send bestillinger til leverandører direkte fra listen.

For en webshop med 200 varenumre erstatter dette en times manuel optælling hver dag. Hvis du har en mindre byggeservice med begrænset tid på kontoret, kan skabelonen ligge i en delt OneDrive-mappe. Montøren opdaterer lagerforbrug fra mobilen, mens kontorassistenten ser opdateringerne i realtid.

Skabelonen giver også værdifuld indsigt til forhandling. Ved at have styr på forbrug og genbestillingsfrekvens kan du forhandle bedre priser eller samle ordrer for at få fragtfri levering. En virksomhed troede f.eks., at de bestilte møtrikker en gang om måneden. Excel viste, at de reelt lagde seks små ordrer. Ved at samle dem sparede de 18 % på fragt og opnåede mængderabat.

Hvis du arbejder med sæsonvarer – eksempelvis haveudstyr – kan du hurtigt se sidste års forbrug og justere minimumslageret, så du ikke har en palle med sneskovle stående i juni. Resultatet er færre bundevarer og mere likviditet.

Excel er et velkendt værktøj, så du behøver ikke oplære personalet i et nyt system. Skabelonen udnytter netop denne fordel: alle kan åbne filen, alle kan forstå farverne. Her er de vigtigste fordele:

• Lav omkostning: Du bruger software, du allerede betaler for.
• Fleksibilitet: Tilføj kolonner eller ændr layoutet til din branche, hvad enten du sælger elektronik eller blomster.
• Nul licenser: Ingen ekstra brugerlicenser. Del filen internt eller i skyen.
• Hurtig opsætning: Ingen udviklingstid eller konsulenter, kun download og begynd.
• Let rapportering: Træk grafer og pivottabeller direkte fra samme fil, så ejeren får månedlige KPI-er uden ekstra arbejde.

For mindre virksomheder er kapital ofte bundet i lager. Ved at tilpasse minimumsgrænserne med tiden, kan du frigøre kontanter. Skabelonen giver dig data til at tage disse beslutninger med ro i maven. Samtidig undgår du panikindkøb, der typisk er dyrere og haster over natten.

Hvis du vokser ud af Excel, er data allerede struktureret, så de kan importeres til et større system. Dermed beskytter du din investering i tid. Excel er ikke kun et regneark; det er en bro til næste step i din forretningsudvikling.