Gratis Excel-skabelon til planlægning af den ugentlige madplan

For mange mindre virksomheder med egen frokostordning, café eller kantine ender madplanen ofte som en hurtig note på køleskabet eller en række mails frem og tilbage. Resultatet er dobbelte indkøb, sidste-øjebliksændringer og unødvendigt madspild. En enkel ugentlig madplan i Excel giver et struktureret overblik, som alle kan følge, selv uden avanceret regnearkserfaring.

Daglige udfordringer løst med én fil

• Tidsklemmen mandag morgen: I stedet for at bruge den første halve time på at beslutte menuen, kan du åbne arket og se hele ugens retter på få sekunder.
• Uklare indkøb: Skabelonen samler automatisk alle råvarer i én liste, så du kan bestille alt fra samme grossisttur.
• Skiftende kostbehov: Felter til allergener og vegetariske alternativer gør det let at tilpasse uden ekstra ark.
• Budgetpres: Når råvarepriser taster ind, viser budgetfeltet straks, om du holder dig under den aftalte kuvertpris.

Overblikket betyder færre panikkøb og mindre spild. På den måde frigiver du tid til kerneopgaver som kundeservice eller produktudvikling. Samtidig kan skabelonen åbnes af både kokken, indkøberen og økonomiansvarlige, så alle arbejder efter samme plan.

Skabelonen er bygget op omkring ét hovedark, som indeholder alt, du behøver for at styre en hel uge. Den er klar til brug uden ekstra opsætning.

• Ugeoversigt: Et kalenderlignende felt viser morgenmad, frokost og aftensmad fra mandag til søndag. Her skriver du blot dagens ret, portionsantal og eventuelle noter.
• Ingrediensdatabase: Tilføj råvarer én gang med pris og styrenhed, så regnearket fremover kan hente tallene automatisk, hver gang du vælger retten.
• Indkøbsliste: Når retterne er valgt, genereres en samlet liste nederst. Mængderne summeres automatisk, så du undgår at bestille dobbelt.
• Budgetfelt: I højre side ser du en løbende total, der sammenholdes med din kuvertmålpris. Feltet bliver grønt, når du holder budgettet, og rødt, når du overstiger.
• Allergener & kostretning: Små afkrydsningsfelter markerer hurtigt, om retten er glutenfri, vegansk eller indeholder nødder, hvilket letter kommunikationen til medarbejdere og gæster.
• Printvenlig visning: Ét klik og arket er klar til A4-print, så du kan hænge menuen op i kantinen.

Hele opsætningen er lavet med fokus på praktisk anvendelse – ingen skjulte formler, som gør det svært at rette noget til. Du tilføjer blot dine egne retter og priser, og så ruller tallene af sig selv.

Når du har downloadet filen, kan du begynde at udfylde den med det samme. Her er et realistisk scenario fra en dansk café med ti ansatte:

Mandag formiddag – planlægning

• Kafélederen åbner skabelonen, udfylder ugens menu og gemmer filen på det fælles drev.
• Indkøbsansvarlig logger ind senere samme dag, går direkte til indkøbslisten og eksporterer den som PDF til grossisten.

Tirsdag – budgetkontrol

Når råvarer er modtaget, opdateres priserne i ingrediensdatabasen. Budgetfeltet viser straks, at kuvertprisen ligger 1,50 kr. under målet – et hurtigt bevis på, at indkøbsstrategien virker.

Fredag – ad hoc-ændringer

En medarbejder melder glutenallergi. Lederen markerer to retter som glutenfrie i skabelonen, og de kollektive indkøb justeres automatisk. Det hele tager under fem minutter.

Resultatet: Fem ekstra arbejdstimer sparet på mailkoordinering, mindst 10 % mindre madspild og et gladere personale.

Excel er tilgængeligt i stort set alle danske virksomheder og kræver ingen ny softwarelicens. Ved at bruge Excel til din ugentlige madplan får du:

• Kendte værktøjer: De fleste medarbejdere har allerede grundlæggende kendskab til Excel, så læringskurven er minimal.
• Fleksibilitet: Du kan tilføje ekstra kolonner for fx leverandørkode eller kostpris uden at starte forfra.
• Skalerbarhed: Har du flere afdelinger, kopierer du blot arket og samler data i en pivottabel – alt i samme program.
• Datasikkerhed: Filen kan gemmes lokalt, i OneDrive eller SharePoint med virksomhedens eksisterende backup-politikker.
• Klar rapportering: Brug standartrapporter som diagrammer eller betinget formatering til hurtigt at vise, hvor spild eller overforbrug opstår.

Alt dette giver dig fuld kontrol, uden at du behøver investere i dyre kantinesystemer. Du bruger blot de værktøjer, du allerede har betalt for.