Gratis Excel-skabelon til den ugentlige planlægning i familien

En typisk dansk hverdag er fyldt med skole, arbejde, fritidsaktiviteter og aftaler. Når fire forskellige kalendere flyver rundt på køkkenbordet, er det svært at holde styr på, hvem der skal hvad og hvornår. Den gratis Excel-ugeplan samler alle familiens aktiviteter på ét ark, så I hurtigt kan se, hvordan ugens dage hænger sammen. I stedet for at bruge tid på at bladre i hver sin kalender eller sende utallige beskeder frem og tilbage, kan alle nu kigge på den samme side – på computeren, mobilen eller printet på køleskabet.

Skabelonen løser et helt konkret problem: manglende overblik. Når forældre ikke kan se, om der allerede ligger en fodboldtræning på onsdag, ender de måske med at booke et forældremøde oveni. Resultatet er stress og sidste-øjebliks-løsninger. Med ugeplanen er det tydeligt, hvad der er ledigt, og hvad der er optaget, så I kan træffe hurtige beslutninger og undgå dobbeltbookinger.

Færre misforståelser i hverdagen

• Børnene ved, hvornår der er lektietid, og hvornår de kan spille PlayStation.
• Forældrene slipper for at forklare dagens program flere gange.
• Morfars fødselsdag glider ikke ud i glemslen, fordi den står synligt under lørdag.

Skabelonen er især nyttig for små selvstændige og freelancere, der balancerer arbejde og familieliv fra hjemmekontoret. Når arbejdsmøder og fritidsaktiviteter delt kalenderplads, får du med ugeplanen et simpelt værktøj, som gør det nemt at beskytte dine koncentrationsblokke og samtidig respektere børnenes behov. Kort sagt: Du sparer tid, reducerer stress og øger familiens trivsel – helt uden dyr software.

Skabelonen er bygget op omkring en enkel tabel med syv kolonner for hver ugedag. Øverst ser du automatisk ugenummer og datoer for de pågældende dage. Du skal blot angive mandagsdatoen, og resten udfyldes af sig selv. Dét sparer dig for manuelle rettelser uge efter uge.

Under dato-rækken finder du navnefelter til op til seks familiemedlemmer. Hver person har sin egen farve, som gør det hurtigt at scanne for, hvem der har aktivitet hvornår. Farverne er foruddefinerede, men du kan ændre dem i løbet af to klik.

Plads til mere end aftaler

• Måltidsplan: Nederst på arket er en særskilt sektion til morgenmad, frokost og aftensmad. Når I planlægger menuen, bliver indkøbslisterne mindre kaotiske.
• Indkøbsliste: Til højre finder du en simpel oversigt, der automatisk følger ugens måltider. Print den ud eller åbn den på mobilen, når du handler.
• Tjekbokse: Små afkrydsningsfelter hjælper børnene med at markere udførte pligter som madpakke, lektier eller husdyrfodring.

Alle felter er låst imod utilsigtede sletninger, men kan nemt låses op, hvis du vil omstrukturere. For at gøre skabelonen let at dele, fylder den under 100 kB, så den kan sendes via e-mail uden problemer.

Du får altså en komplet pakkeløsning: ugenummer, datoer, personfarver, måltider, indkøbsliste og tjekbokse – alt sammen på én side, der både fungerer på skærm og på print. Skabelonen er testet i Excel 2016, 2019, 2021 og Microsoft 365 samt i Google Sheets, så du kan vælge det værktøj, familien allerede bruger.

Selvom skabelonen er udviklet til familier, har mange danske iværksættere og mikrovirksomheder opdaget, at den også kan løse planlægningsudfordringer på arbejdspladsen. Arbejder du fra hjemmekontor eller driver en mindre servicevirksomhed, kan du udskifte "Mor", "Far" og "Børn" med medarbejdernavne, projekter eller afdelinger. På den måde får du et letforståeligt ugeoverblik, der hjælper dig med at fordele opgaver og træffe hurtige beslutninger.

Konkrete scenarier

• Frisørsalon: Brug kolonnerne til at angive frisører og rækkerne til tidsrum. På den måde ser du straks, hvornår der er ledige huller til walk-in kunder.
• Montørteam: Udskift farvekoderne med regionsfarver, så du sikrer, at ingen kunder placeret mod nord får besøg samme dag som syd-kunder.
• Freelancer: Planlæg leveringstider, kundemøder og private forpligtelser på samme ark, så du undgår overlap og kan kommunikere klart til dine kunder, hvornår du er tilgængelig.

Ved at samle alle aktiviteter ét sted slipper du for at skifte mellem flere apps. Du undgår dermed fejlindtastninger og misforståelser, hvilket sparer tid og øger kundetilfredshed. Skabelonens farvekoder og simple struktur gør det let for nye medarbejdere at forstå planen uden oplæring. Og når ugen er slut, kopierer du blot arket, indsætter ny mandagsdato, og så er næste uge klar.

Forretningsfordelene er tydelige: kortere planlægningsmøder, mindre administration og bedre ressourceudnyttelse. Det giver mere tid til værdiskabende opgaver – hvad enten det er kunder, produktion eller udvikling.

Excel er allerede tilgængelig i de fleste virksomheder via Microsoft 365, og de fleste familier har det på computeren. At bygge ugeplanen i et kendt værktøj betyder, at du slipper for at købe nye licenser eller lære ny software. Det er simpelt, hurtigt og koster ingenting.

Hovedfordele

• Fleksibilitet: Tilpas rækker, kolonner og farver uden begrænsninger.
• Deling: Send filen i en mail eller gem den i OneDrive, så alle har adgang på tværs af enheder.
• Automatisering: En enkel formel indsætter datoer og ugenummer, så du undgår manuelle fejl.
• Printvenlig: Layoutet passer på én A4-side, så du kan hænge den direkte op.
• Kendte funktioner: Ingen skal lære et nyt system; alle ved, hvordan man skriver i en celle.

Excel er også let at kombinere med andre Microsoft-tjenester. Du kan f.eks. opsætte en hurtig Power Automate-flow, der sender en påmindelse hver fredag om at opdatere næste uges plan. Eller du kan importere ugeplanen til Teams, så den bliver synlig for hele medarbejdergruppen med et klik.

Endelig kan skabelonen udvides i takt med, at dine behov vokser. Måske vil du med tiden tilføje et budgetfelt til ugens måltider eller en kilometertæller til firmabilen. Excel giver dig friheden til at bygge videre, uden at du mister den enkle kernefunktion: et hurtigt overblik over ugen.