Gratis Excel-skabelon til styring af projekter i hverdagen

Små og mellemstore virksomheder har sjældent ressourcer til dyre projektstyringssystemer. Alligevel skal opgaver koordineres, deadlines overholdes og budgetter rapporteres. Resultatet bliver ofte et virvar af mails, løse regneark og møder, der spilder tid. Med en enkel, men gennemtænkt Excel-skabelon får du et praktisk værktøj, der samler alle centrale projektdata ét sted.

Når der opstår forsinkelser, er det vigtigt at opdage dem hurtigt. Skabelonen bruger et trafiklys-princip, så røde felter straks viser kritiske opgaver. Dermed kan du handle, før forsinkelsen vokser og koster dyrt. På samme måde fremhæver gule felter kommende frister, så teamet kan prioritere.

Virkelige problemer skabelonen løser

• Manglende overblik: Ét ark viser status for opgaver, ressourcer og økonomi.
• Tidskrævende rapportering: Klik én gang og få tal til statusmødet.
• Budgetoverskridelser: Automatisk beregning viser afvigelser i kroner og procent.
• Intern forvirring: Faste kolonner og farver gør det klart, hvem der gør hvad, og hvornår.

Skabelonen er udviklet på baggrund af spørgsmål fra mere end 100 danske virksomheder siden 2023. Senest opdateret den 19. september 2025 inkluderer den de mest efterspurgte felter, fx estimeret tidsforbrug og faktiske timer. Du slipper for at bygge noget fra bunden og kan i stedet fokusere på leverancerne.

Skabelonen er opdelt i fire faner, som hver har et klart formål. Den første fane Projektoversigt giver dig det samlede billede: projektets navn, overordnet status, start- og slutdato samt totalbudget. Takket være faste felter for procent fuldført får du instant feedback på fremdriften.

Den anden fane, Opgaveliste, er hjertet i skabelonen. Her registrerer du hver enkelt aktivitet med ansvarlig, estimeret tid, faktisk tid og deadline. En simpel drop-down lader dig vælge status. Trafiklyset skifter farve automatisk, så du ikke skal skifte formatering.

• Tidslinje: En visuel Gantt-inspireret visning opdateres, når du ændrer datoer.
• Budgetfanen: Sammenligner planlagt og brugt beløb og viser difference.
• Ressourceoversigt: Viser, hvor meget tid hver medarbejder er booket de næste uger.

I toppen af hver fane findes tydelige felter til projektnavn og periode, så alle kan se konteksten. Kommentar-felter på højre side gør det let at notere risici eller beslutninger – nyttigt, når du senere skal dokumentere læring.

Selvom skabelonen er forudfyldt, er den fuldt redigerbar. Ønsker du at tilføje flere kolonner, fx kundens reference eller internt sagsnummer, kan du gøre det uden at bryde opsætningen. Skabelonen er testet i Excel 2016, 2019 og Microsoft 365, så du undgår kompatibilitetsbøvl.

Start med fanen Projektoversigt og udfyld grunddata: projektleder, mål og deadlines. Allerede her ser ledelsen fremdriften på et eneste ark. Derefter går du til Opgaveliste-fanen og indtaster alle aktiviteter. En grafisk tidslinje dannes automatisk og kan kopieres direkte ind i en PowerPoint til statusmødet.

Praktisk scenarie: marketingkampagne

Forestil dig, at din virksomhed planlægger en produktlancering om tre måneder. Du opretter projektet i skabelonen, tilføjer aktiviteter som indholdsproduktion, sociale medier og pressearbejde. Når designteamet logger de faktiske timer, ser du straks, hvis de er ved at overskride budgettet. Du kan justere ressourcer, før omkostningerne løber løbsk.

Praktisk scenarie: IT-implementering

En kunde har bestilt et nyt lagersystem. Med skabelonen registrerer du alle milepæle: serveropsætning, integration og test. Supporten får adgang til Ressourceoversigten og ser, hvor der er ledig kapacitet. Dermed undgår du dobbeltbookinger og dyre overarbejdstimer.

Når projektet er afsluttet, låser du filen som historik. Næste gang du starter et lignende projekt, kopierer du blot skabelonen, og 80 % af planlægningsarbejdet er allerede gjort. Det sparer i gennemsnit to arbejdsdage pr. projekt, ifølge feedback fra vores brugere.

Mange spørger, om de skal investere i specialsoftware, men Excel har flere fordele, især for små og mellemstore virksomheder. For det første ejer du allerede licenserne. Dermed opstår der ingen ekstra omkostninger for at komme i gang. For det andet kender de fleste medarbejdere Excel, så der er minimal læringskurve.

• Centralisering: Du samler opgave-, tids- og budgetstyring i én fil.
• Fleksibilitet: Tilføj eller fjern kolonner uden at skulle ringe til en leverandør.
• Datakontrol: Filerne ligger på din egen server eller SharePoint, så du bevarer fortroligheden.
• Integration: Excel kan nemt eksportere data til PDF, Power BI eller andre systemer, hvis du vil lave avanceret rapportering senere.

Desuden er Excel universelt. Har din revisor brug for tal i et bestemt format, kan du levere dem med få klik. Skal projektteamet arbejde hjemmefra, kan de åbne filen i Microsoft 365 eller Google Sheets. Det gør Excel-baseret projektstyring til en robust løsning, der skalerer med din virksomhed, uden at du låser dig til et bestemt system.