Gratis Excel-skabelon til den nemme registrering af arbejdstimer

Mange danske små og mellemstore virksomheder kæmper dagligt med at samle medarbejdernes timer fra mails, løse papirsedler og forskellige apps. Det tager tid, før tallene er klar til løn og fakturering, og hver overførsel øger risikoen for tastefejl. En enkel, færdig timeregistreringsskabelon i Excel løser problemet ved at samle alt ét sted.

Frigør tid til kerneforretningen

Når alle ansatte noterer deres timer i det samme standardiserede ark, slipper du for at rekonstruere information mandag morgen. Tallene summeres automatisk, og du kan hurtigt se, hvem der har overtid, og hvem der mangler at registrere. Du kan derfor bruge din tid på kunder og projekter i stedet for administration.

Undgå dyre specialsystemer

Markedet bugner af abonnements­baserede tidsregistreringssystemer, som kræver integrationer og månedlige gebyrer. Med denne gratis Excel-skabelon får du 80 % af funktionaliteten uden abonnement. For de fleste SMV’er rækker den til både løn­grundlag, projektopgørelser og intern rapportering.

• Standardiserede felter minimerer fejl
• Automatisk flexsaldo gør det let at følge arbejdslovgivningen
• Klar eksport til revisor eller lønpartner i CSV-format

Pr. 19. september 2025 oplever vi stadig, at SMV’er betaler dyre licenser for simple behov. Denne skabelon er udviklet netop til dig, der ønsker et let og omkostningsfrit alternativ.

Skabelonen er bygget på én enkel arbejdsbog med to faner: Ugeark og Opsummering. Medarbejderen indtaster dato, start- og sluttid samt pause i Ugeark-fanen. Formlerne bagved lægger minutterne sammen og viser dagligt resultat samt ugens total.

Opsummering på et øjeblik

Opsummeringsfanen henter automatiske tal fra hver uge og viser månedens arbejdstimer, overtid og eventuel flexsaldo. Dermed har ledelsen et klart billede uden at bladre rundt.

• Farvekodning markerer manglende registreringer
• Drop-downs til fraværstyper som ferie, sygdom og kursus
• Låste formler sikrer, at brugerne kun kan skrive, hvor de skal
• Kommentar-kolonne giver hurtigt overblik over årsag til overtid

Indbyggede kontroller

Får en medarbejder tastet en sluttid før starttid, vises en rød advarsel. På den måde opdages fejl, før tallene går videre til lønnen. Simple, men effektive kontroller, der forhindrer dyre rettelser bagefter.

Når måneden slutter, trykker du blot på knappen "Eksporter til CSV" (en lille makro indlagt i arket). Filen kan sendes direkte til de fleste lønsystemer eller til revisor – helt uden ekstra opsætning.

Implementeringen kræver kun tre hurtige trin:

1. Download og gem filen centralt – f.eks. i SharePoint eller Dropbox.
2. Del et personligt kopiark med hver medarbejder eller bed dem registrere på fælles ark.
3. Saml månedligt Opsummeringsfanen for at overføre tal til lønnen.

Konkret scenarie: Tømrerfirma med 12 medarbejdere

Tømrermester Jens brugte tidligere to formiddage på at gennemgå håndskrevne timesedler. Efter at have indført skabelonen, taster svendene nu tiden på deres mobil om fredagen. Mandag morgen åbner Jens Opsummering-fanen, og lønnen er klar på 15 minutter. Han sparer ca. syv arbejdstimer om måneden, svarende til én fuld arbejdsdag.

Projektorienteret bureau

Et grafisk bureau bruger samme skabelon til at mærke timer pr. kunde. I Kommentar-kolonnen noterer de projektnavn. Når måneden slutter, sorterer de på projektnavn og får straks en faktureringsoversigt. Bureauet undgår glemte timer og har øget fakturerbar tid med 5 % siden marts 2025.

Uanset branche giver skabelonen større transparens. Medarbejderne kan se deres eget flexsaldo, og ledelsen får data til at planlægge kapaciteten.

Excel er allerede installeret hos langt de fleste virksomheder. Det betyder nul ekstra licensomkostninger og nul læringskurve. Med denne skabelon udnytter du et kendt værktøj til en ny opgave.

Kendte fordele for SMV’er

• Fleksibilitet: Du kan tilføje kolonner til kørselspenge, weekendtillæg m.m.
• Portabilitet: Send arket som mail ved revisorbesøg eller gem en PDF til arkivpligt.
• Datakontrol: Du bestemmer selv, hvor filen lagres – lokalt eller i skyen.

For mange mindre virksomheder er alternative systemer enten for komplekse eller for dyre. Excel-skabelonen rammer et punkt, hvor funktion og pris er helt i balance.

Hurtigere arbejdsgange

Ifølge vores kunder reducerer skabelonen tiden brugt på lønforberedelse med op til 60 %. Når tallene allerede er summeret, skal du kun tjekke for eventuelle bemærkninger.

Selv hvis virksomheden på sigt vokser og vælger et mere avanceret HR-system, kan denne skabelon fungere som buffer eller backup. Data ligger i et åbent format, som nemt kan importeres i fremtidige systemer.