Gratis Excel-skabelon til registrering af arbejdstimer

Mange danske små og mellemstore virksomheder registrerer stadig arbejdstimer i hånden eller i forskellige systemer, som ikke taler sammen. Det skaber unødvendigt administrativt arbejde og øger risikoen for fejl, der i sidste ende kan koste penge og skabe utilfredshed blandt medarbejdere. En gratis, struktureret Excel-timeseddel fjerner disse problemer uden at kræve dyr software eller lange implementeringer.

Forestil dig fx et tømrerfirma med 15 svende, der afleverer håndskrevne lapper hver fredag. Hver lap skal tastes manuelt ind, og en enkelt slåfejl kan gøre, at svenden får for lidt – eller virksomheden fakturerer kunden for meget. Med skabelonen taster svenden sine timer dagligt på mobilen eller computeren, og kontoret får et samlet overblik med det samme. Det sparer både svenden, bogholderen og projektlederen tid.

Typiske udfordringer skabelonen løser

• Uklare timesedler, der giver tvivl om overtidsbetaling.
• Manglende dokumentation ved Sygedagpenge eller ferieregistrering.
• Uens formater fra forskellige medarbejdere, som gør data svært at samle.
• Tidskrævende godkendelsesprocesser på e-mail og papir.
• Sikkerhedsrisiko ved at have persondata spredt i flere filer.

Når alle bruger den samme skabelon, taler tallene samme sprog. Lederne kan hurtigt se, om projektet holder budgettet, og medarbejderen ved præcis, hvor mange timer der er registreret. Resultatet er færre fejl, hurtigere lønkørsel og bedre overblik.

Skabelonen er enkel at forstå, men dækker alle de elementer, du har brug for til en fuld timeseddel. Den er opdelt i tre hovedfaner, som hver har sit formål:

1. Ugeskema

• Datoer fra mandag til søndag udfyldes automatisk ud fra valgt startdato.
• Kolonner til start- og sluttid samt pause sikrer korrekt beregning af arbejdstimer.
• Felter til fraværsårsag og korte noter – ideelt ved kundebesøg eller sygdom.

2. Månedlig oversigt

• Sammenlægger alle ugers normal tid, overtid og fravær.
• Visuelle markører gør det tydeligt, hvis der mangler timer på en dag.
• Opsummering pr. medarbejder eller projekt, så du kan fakturere korrekt.

3. Dashboard

• Automatisk diagram over fordelingen mellem normal tid og overtid.
• Fremhæver dage med over 10 timers arbejde, så arbejdsmiljøregler overholdes.
• Indikatorlampe, der lyser rødt, hvis der mangler godkendelse.

Alle beregninger er gemt væk, så brugeren kun skal angive tiderne. Hvis du vil tilpasse, kan du blot åbne skjulte ark med forklarende noter. Formateringen er lavet med farver, der virker både på skærm og print, så du kan lægge timesedlen ved som PDF i fakturaer eller sende den videre til et lønsystem.

Derudover finder du et felt til timesats, som omregner den samlede tid til kroner og ører. Det er praktisk, hvis du fakturerer timer direkte til kunden eller har brug for at vise din egen timesats internt.

Det kræver kun fire trin at komme i gang, og du behøver ikke kende til avancerede Excel-funktioner.

Trin 1: Download og gem

Klik på downloaden, gem filen lokalt eller i OneDrive, så alle kan tilgå den i skyen.

Trin 2: Opret en kopi til hver medarbejder eller hvert projekt

Små teams kopierer blot arkfanen, mens større virksomheder placerer skabelonen i en delt mappe og navngiver kopien med medarbejderens navn.

Trin 3: Udfyld løbende

Medarbejderen skriver start- og sluttid dag for dag. Pausen trækkes automatisk fra og overtid fremhæves. Ved ugeslut godkendes timerne af nærmeste leder, som låser rækkerne med ét klik.

Trin 4: Overfør data til løn og fakturering

Den månedlige oversigt kan eksporteres som CSV eller kopieres direkte ind i de fleste danske lønsystemer. Tømrerfirmaet fra før sparer 2-3 timer hver måned hos bogholderen, mens en marketingbureau-ejer hurtigt kan sende en præcis faktura til kunden.

Den indbyggede struktur hjælper også med at overholde Arbejdstilsynets krav om tidsregistrering. Skulle du få besøg af myndighederne, ligger dokumentationen allerede klar. På samme måde kan du bruge dashboardet til at opdage unormal overtid og gribe ind, før medarbejderne brænder ud.

Endelig skaber skabelonen en professionel oplevelse for både ansatte og kunder. Timer ser ens ud, summer passer, og du har et solidt grundlag for at træffe beslutninger om bemanding og projektøkonomi.

Excel er allerede installeret i de fleste virksomheder, og det gør programmet til et oplagt valg til tidsregistrering. Her er de væsentligste fordele, når du bruger netop denne skabelon:

• Nul licensomkostninger: Du udnytter software, du allerede betaler for, i stedet for at investere i dyrt tidsregistrerings-software.
• Hurtig tilpasning: Tilføj felter til projektkoder, kostcentre eller godkenderens signatur på få minutter – uden at skulle vente på en leverandør.
• Offline adgang: Arbejder dine folk på byggepladser uden stabilt internet kan de stadig registrere timer, som synkroniseres, når de er online igen.
• Integration med regnearks-økosystemet: Kopiér totaler ind i budgetskabeloner eller pivottabeller og få fuldt overblik over lønomkostninger per projekt.
• Datakontrol: Alle data ligger i én fil, så du nemt kan tage backup eller kryptere den efter gældende GDPR-standarder.
• Ingen læringskurve: Medarbejdere kender allerede Excel, hvilket reducerer modstand mod nye systemer og træningstid.
• Skalerbarhed: Uanset om du har 3 eller 300 medarbejdere, kan du kopiere arket og holde samme struktur.

For dig som ejer eller driftsansvarlig betyder det færre manuelle processer, mindre administration og et mere pålideligt datagrundlag til beslutninger om bemanding, fakturering og kunderapportering.